Alla bostadsrättsföreningar ska ha en styrelse som ansvarar för den löpande verksamheten. Den ska företräda medlemmarna och deras frågor. Det är föreningsstämman som utser styrelsen, denna ska bestå av minst 3st ledamöter. Styrelseledamöterna väljs för en mandatperiod som får vara max 4 år. En styrelse kan bli omvald till en ny mandatperiod.
Inom styrelsen ska en ordförande som leder arbetet utses. Om en ordinarie ledamot inte kan fullfölja sina uppgifter träder en suppleant in i dennes ställe. Styrelsearbetet regleras av bostadsrättsföreningens stadgar samt bestämmelserna i lagen om ekonomiska föreningar och bostadsrättslagen.
Valberedning
Varje år måste bostadsrättsföreningen hålla en ordinarie föreningsstämma där medlemmarna möts, får information och röstar om viktiga beslut. En styrelse, revisor och eventuell valberedning ska utses av medlemmarna. Det är inte lagstadgat att en bostadsrättsförening måste ha en valberedning men det brukar finnas en av praxis. Valberedningen bör bestå av medlemmar och dess arbete går ut på att underlätta val av styrelsemedlemmar genom att föreslå lämpliga kandidater. Valberedningen kan även lämna förslag på arvode eller andra ersättningar till de förtroendevalda.
Styrelsens ansvarsområden
Att vara med i en styrelse är ett förtroendeuppdrag som stundtals kan vara tidskrävande och innebära ett stort ansvar. Ett mindre arvode kan utgå, beroende på föreningens storlek.
Styrelsen företräder föreningen och beslutar om firmateckningen. Förutom den löpande verksamheten är det styrelsen som kallar sina medlemmar till föreningsstämma och ser till att stadgarna och föreningsstämmans beslut följs. Eventuella ändringar inom föreningen ska anmälas till bolagsverket.
En budget ska upprättas årsvis och i slutet av året en årsredovisning.
Egenkontroller gällande exempelvis ventilation som ska göras med regelbundna intervaller kan underlättas av en underhållsplan som uppdateras regelbundet. I den finns det nedskrivna rutiner för vad som behöver göras och när.
Större beslut som innebär väsentliga förändringar ska alltid tas på en föreningsstämma.
Olika roller
Styrelseordföranden leder styrelsens möten och ska se till att dagordning och kallelse till möten skickas ut i god tid. Om ordinarie styrelseledamöter inte kan delta ska suppleanter kallas. En person ska utses för att föra protokoll och ordföranden ska sedan även skriva under (justera) protokollet. Ordföranden ser till att de andra styrelsemedlemmarna får all relevant information.
Suppleanter deltar i vissa fall på alla styrelsemöten men främst ersätter de ordinarie ledamöter som inte kan delta under ett styrelsemöte. Att vara suppleant innebär inte ett lika stort ansvar som att vara en ordinarie ledamot och kan vara en bra start för den som är intresserad av styrelsens arbete.
Sekreteraren har ansvar för att föra protokoll på styrelsemöten och föreningsstämmor. Även vissa förberedelser kan ingå. Bevakning av beslut och verkställandet av dessa kan vara sekreterarens ansvar.
Kassören ansvarar för det ekonomiska som bokföring och årsbokslut.
Styrelsemöten
Det finns inga regler för hur ofta styrelsemöten ska hållas. I större bostadsrättsföreningar hålls det vanligen möten oftare än i mindre. De bör vara regelbundna utan att för lång tid går mellan dem.
Kallelse och dagordning ska ha skickats ut i god tid innan mötet. Ibland kan en sakkunnig eller fastighetsförvaltare delta på mötet för att diskutera specifika frågor. En styrelse är beslutsför på ett styrelsemöte om minst hälften av de ordinarie ledamöterna är närvarande. Om ett resultat av en röstning är lika så avgör ordförandens röst.
Under mötet ska enligt lag ett protokoll föras och detta ska sedan skrivas under (justeras) av ordföranden samt en till person som utsetts under mötet.
Protokollen är inte offentliga vilket innebär att den som inte är medlem i styrelsen eller revisor i föreningen inte kan ta del av dessa.
Ansvarsfrihet
Det är många lagar, regler och stadgar att känna till och följa. En bostadsrättsförening kan skadas ekonomiskt vid slarv eller om en ledamot medvetet bryter mot dessa. Om detta sker kan föreningsstämman vägra att ge styrelsen ansvarsfrihet vilket innebär att medlemmarna kan väcka skadeståndstalan mot en ledamot eller hela styrelsen.
Ansvarsfrihet beviljas individuellt till varje ledamot och innebär att föreningsstämman avstår från att ställa skadeståndsanspråk mot en enskild ledamot eller hela styrelsen.
Vanliga frågor
Om din förening har en valberedning är det enklast att kontakta denna för mer information. Det går även att meddela intresse under föreningsstämman när styrelsen ska väljas.
Det är olika och beror på bostadsrättsföreningens storlek. Även om det inte är lagstadgat nämns ofta eventuellt arvode i föreningens stadgar. Många gånger är arvodet en klumpsumma som styrelsen själv delar upp inom sig.
I stadgarna regleras vad som ska göras om en suppleant eller ledamot flyttar eller avsäger sig sitt uppdrag innan mandatperioden är slut. Om en ledamot avgått kan exempelvis en suppleant ta dennes plats fram till nästa ordinarie föreningsstämma. Om det är för få personer kvar i styrelsen kan en extrastämma begäras för att välja en ny styrelse.
Nej, eftersom styrelsen oftast består av medlemmar i föreningen krävs ingen utbildning. Många gånger finns viktig kunskap inom exempelvis miljö eller ekonomi hos medlemmarna. Det finns kurser som styrelsen kan gå för att kunna utveckla sitt arbete.